Desafio
Uma grande multinacional do setor de fabricação de tintas enfrentava um processo de precificação complexo e ineficiente, centrado em planilhas eletrônicas de alta complexidade. O cálculo de impostos variáveis como o ICMS, somado a diversas outras variáveis de precificação, tornava o processo moroso e suscetível a erros. Adicionalmente, o fluxo de aprovação de preços era realizado via e-mail, carecendo de rastreabilidade para auditorias futuras. A etapa final, de envio da proposta ao cliente, também era manual, impactando a agilidade e a profissionalização da interação comercial. Essa combinação de fatores dificultava a padronização da precificação, aumentava o tempo de ciclo de vendas e expunha a empresa a riscos de não conformidade e erros de cálculo.
Planilhas de Alta Complexidade
Precificação dependente de planilhas com múltiplas variáveis de impostos (ICMS) e regras de negócio descentralizadas e suscetíveis a erros.
Aprovações por E-mail
Fluxo de aprovação de preços realizado via e-mail, sem rastreabilidade, dificultando auditorias e o controle de conformidade.
Processo Manual e Lento
Envio manual de propostas ao cliente impactava a agilidade comercial e expunha a empresa a riscos de erros de cálculo e não conformidade.
Solução
Para modernizar e otimizar seu processo de precificação e geração de propostas, a multinacional de tintas adotou a tecnologia Microsoft Power Platform, implementando um aplicativo personalizado com Power Apps e fluxos de automação com Power Automate. A solução desenvolvida transformou radicalmente o processo, abrangendo as seguintes funcionalidades:
Aplicativo de Precificação Inteligente com Power Apps
- Cálculo Automático de Preços: Um aplicativo intuitivo foi desenvolvido em Power Apps, permitindo que os vendedores realizassem a precificação de forma automatizada. Através de seleções simples de produtos, quantidades, região e tipo de cliente, o aplicativo aplica as regras de negócio predefinidas e calcula automaticamente o preço final, considerando todos os impostos (ICMS e outros), descontos, margens e outras variáveis relevantes.
- Regras de Negócio Integradas: As complexas políticas de preço da empresa foram codificadas diretamente no aplicativo. Isso garante a aplicação consistente das regras, eliminando a dependência do conhecimento individual em planilhas e reduzindo o risco de erros de precificação.
- Interface Intuitiva e Personalizada: O aplicativo foi projetado com uma interface amigável e adaptada às necessidades dos vendedores, facilitando o processo de precificação e tornando-o mais ágil e eficiente.
Fluxo de Aprovação Automatizado com Power Automate
- Roteamento Inteligente: Um fluxo de aprovação foi implementado no Power Automate, direcionando automaticamente as solicitações de preço para os responsáveis pela aprovação, com base em regras predefinidas (valor da proposta, tipo de cliente etc.).
- Aprovações Direto no Aplicativo ou por E-mail: Os aprovadores podem analisar os detalhes da precificação diretamente no aplicativo Power Apps ou receber notificações por e-mail com links para aprovar ou rejeitar a solicitação.
- Log de Auditoria Completo: Todo o processo de aprovação, incluindo datas, horários, responsáveis e status, é automaticamente registrado em um log seguro e rastreável, fornecendo um histórico completo para futuras auditorias e garantindo a conformidade.
Geração e Envio Automático de Propostas com Power Automate
- Integração com Templates de Proposta: O Power Automate foi integrado com templates de proposta padronizados. Após a aprovação do preço, o sistema preenche automaticamente o template com os dados do pedido e do cliente.
- Envio Direto ao Cliente: A proposta final é automaticamente enviada por e-mail ao cliente diretamente do fluxo do Power Automate, eliminando a etapa manual realizada pelo vendedor e garantindo um envio rápido e profissional.
Monitoramento e Análise com Power BI
- Painéis de Indicadores do Processo: Um painel no Power BI foi desenvolvido para monitorar os principais indicadores do novo processo de precificação e aprovação, como tempo médio de precificação, tempo médio de aprovação, número de propostas geradas, status das aprovações e outros KPIs relevantes.
- Identificação de Gargalos e Oportunidades: A visualização dos dados no Power BI permite identificar gargalos no processo, medir a eficiência da nova solução e identificar oportunidades de melhoria contínua.
Resultados
A implementação da solução baseada na Microsoft Power Platform revolucionou o processo de precificação e geração de propostas da multinacional de tintas, gerando resultados significativos:
Redução Drástica do Tempo de PrecificaçãoO cálculo automático de preços no Power Apps eliminou a complexidade das planilhas, reduzindo significativamente o tempo gasto pelos vendedores na precificação.
Aumento da Precisão e Redução de ErrosA aplicação automática das regras de negócio no aplicativo minimizou os erros de cálculo de impostos e outras variáveis, garantindo uma precificação mais precisa e consistente.
Melhora na Governança e RastreabilidadeO fluxo de aprovação automatizado no Power Automate proporcionou total rastreabilidade do processo, facilitando auditorias e garantindo a conformidade com as políticas internas.
Aceleração do Ciclo de VendasA automação do envio de propostas eliminou uma etapa manual, agilizando o processo de vendas e melhorando a experiência do cliente.
Aumento da Eficiência da Equipe de VendasCom o processo de precificação simplificado e a geração de propostas automatizada, os vendedores puderam dedicar mais tempo ao relacionamento com os clientes e à prospecção de novos negócios.
Visibilidade e Monitoramento do ProcessoOs painéis no Power BI forneceram insights valiosos sobre a eficiência do novo processo, permitindo a identificação de áreas para otimização.
Maior Padronização e ControleA centralização das regras de negócio no aplicativo garantiu uma maior padronização do processo de precificação em toda a organização.
Conclusão
Este caso de sucesso demonstra o poder da Microsoft Power Platform em transformar processos de negócio complexos e manuais em fluxos digitais eficientes e controlados. Ao implementar um aplicativo de precificação inteligente, fluxos de aprovação automatizados e geração automática de propostas, a multinacional de tintas não apenas otimizou suas operações comerciais, mas também fortaleceu sua governança, reduziu riscos e proporcionou uma melhor experiência para seus clientes e sua equipe de vendas.
A visibilidade proporcionada pelo Power BI permitiu o monitoramento contínuo e a busca por melhorias incrementais, consolidando a Power Platform como uma ferramenta estratégica para a inovação e a eficiência da empresa.
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