Resumo Executivo
Enfrentando desafios de eficiência em seu processo manual de certificação, a empresa buscou a BDA Solutions para uma transformação digital. Utilizando as ferramentas da Microsoft Power Platform, desenvolvemos uma solução integrada que automatizou o fluxo de provas e a gestão de documentos. A implementação resultou em uma redução de 67% na equipe dedicada ao processo (de 9 para 3 colaboradores) e digitalizou um ecossistema antes dependente de planilhas, e-mails e malotes.
Redução da equipe de gestão do processo
Redução drástica no ciclo de certificação
Correção de provas automatizada
Visibilidade do processo via Power BI
O Desafio
Antes da solução, o processo de certificação obrigatória era fragmentado e ineficiente. Um cenário que resultava em altos custos operacionais, um ciclo de certificação que podia levar semanas e uma experiência frustrante para todos os envolvidos.
Fluxo de Trabalho Manual
As provas (simulado e certificação final) eram criadas e distribuídas em planilhas de Excel, sem qualquer automação ou controle centralizado.
Logística Complexa
Os colaboradores enviavam as provas preenchidas via malote físico ou e-mail, gerando atrasos e riscos de extravio.
Correção Lenta e com Erros
Uma equipe de 9 pessoas era responsável por corrigir manualmente cada prova e comunicar os resultados individualmente.
Retrabalho Intensivo
Em caso de reprovação, todo o ciclo manual era repetido, duplicando o esforço da equipe e aumentando o tempo de conclusão.
Falta de Visibilidade
A gestão de documentos obrigatórios como o ASO era descentralizada, dificultando o controle de vencimentos e a conformidade.
Altos Custos Operacionais
A soma de todos os fatores gerava um custo operacional elevado e desnecessário, com uma estrutura de 9 colaboradores dedicados ao processo.
A Solução
Foi projetado e implementado um ecossistema digital integrado e escalável, conectando as principais ferramentas da Microsoft Power Platform para resolver cada desafio identificado. A arquitetura conecta quatro camadas complementares:
Power Apps: A Interface do Usuário
- Aplicativo de Tela Intuitivo: Desenvolvemos um aplicativo onde os colaboradores acessam e realizam os simulados e as provas de certificação diretamente pelo celular ou computador, sem necessidade de planilhas ou e-mails.
- Upload de Documentos Obrigatórios: O mesmo aplicativo permite o envio rápido e seguro de documentos como o ASO, eliminando o fluxo de malotes físicos e centralizando tudo em um único ponto de acesso.
SharePoint: A Base de Dados
- Repositório Seguro e Organizado: Listas do SharePoint foram utilizadas como base de dados estruturada para toda a informação: banco de questões das provas, resultados de cada colaborador e biblioteca de documentos.
- Gestão Centralizada de Documentos: ASOs, certificados e demais arquivos obrigatórios são armazenados de forma organizada, com controle de versão e acesso seguro por perfil de usuário.
Power Automate: O Cérebro da Operação
- Correção Automática de Provas: Ao submeter a prova no Power Apps, um fluxo é acionado para corrigir as respostas instantaneamente, registrar a nota no SharePoint e enviar um e-mail de notificação com o resultado ao colaborador.
- Alertas de Compliance Automáticos: Fluxos programados monitoram as datas de vencimento dos documentos no SharePoint e enviam alertas automáticos para colaboradores e gestores, garantindo conformidade contínua.
- Orquestração Completa do Processo: O Power Automate conecta todas as camadas da solução, garantindo que cada etapa do ciclo, da aplicação da prova à gestão documental, aconteça de forma automática e sem intervenção manual.
Power BI: A Visão Estratégica
- Dashboard em Tempo Real: Um painel conectado diretamente à base de dados no SharePoint oferece aos gestores visibilidade completa do status de certificação de toda a empresa.
- KPIs Estratégicos: Filtros por departamento, taxas de aprovação, pendências de documentos e outros indicadores cruciais para a tomada de decisão estão disponíveis em uma única tela, em tempo real.
Resultados Impactantes
A implementação da solução baseada na Microsoft Power Platform gerou resultados expressivos e mensuráveis, transformando o processo de certificação em um ativo digital estratégico:
Conclusão
A parceria com a BDA Solutions permitiu não apenas resolver um problema operacional, mas também adotar uma cultura de inovação e eficiência através da Microsoft Power Platform. A solução transformou um processo caro e lento em um ativo digital estratégico, resultando em uma operação mais enxuta, ágil, econômica e em total conformidade.
A integração entre Power Apps, SharePoint, Power Automate e Power BI demonstra como a Power Platform pode orquestrar um ecossistema completo, da interface do usuário à visão estratégica, eliminando trabalho manual, reduzindo custos e colocando os dados a serviço de quem decide.
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